اهمیت کیفیت اطلاعات در تصمیم‌گیری‌های سازمانی

آغاز سخن

در عصر حاضر، اطلاعات به عنوان «ثروت دیجیتال» شناخته می‌شود. تقریباً همه تصمیمات مهم در نهادها، از برنامه‌های فروش گرفته تا ساخت کالاها و بررسی‌های اقتصادی، بر اساس اطلاعات گرفته می‌شود. اما نکته اساسی این است: اگر اطلاعاتی که به کار می‌بریم ناکامل، غلط یا ناهماهنگ باشد، پیامدهای تصمیمات نیز به همان اندازه نادرست خواهد بود. اینجاست که موضوع کیفیت اطلاعات اهمیت خود را نشان می‌دهد.

در این نوشتار، به تعریف کیفیت اطلاعات، معیارهای اصلی آن، ارزش آن در بنگاه‌ها و شیوه‌های ارتقای آن می‌پردازیم.

کیفیت اطلاعات به چه معناست؟

کیفیت اطلاعات به مجموعه ویژگی‌هایی اشاره دارد که مشخص می‌کند اطلاعات تا چه حد صحیح، جامع، هماهنگ و قابل اطمینان است. به بیان ساده، اطلاعاتی را باکیفیت می‌دانیم که بتوان با اطمینان خاطر برای بررسی و تصمیم‌گیری روی آن حساب کرد.

برای نمونه:

• اگر شماره تماس یک خریدار به اشتباه وارد شده باشد، آن اطلاعات کیفیت لازم را ندارد.
• اگر جدول فروش یک مغازه بخشی از تراکنش‌ها را در برنگیرد، اطلاعات کامل نیست.
• اگر دو سامانه در یک سازمان ارقام متفاوتی برای یک خریدار ثبت کنند، اطلاعات ناهماهنگ است.

چرا کیفیت اطلاعات مهم است؟

۱. بهبود تصمیم‌گیری‌های راهبردی: رهبران برای تعیین خط‌مشی‌ها به اطلاعات تکیه می‌کنند. اطلاعات بی‌کیفیت می‌تواند به تصمیمات پرهزینه و اشتباه بینجامد.

۲. تجربه مطلوب‌تر برای مشتری: هنگامی که جزئیات خریداران دقیق و تمام باشد، شرکت‌ها می‌توانند خدمات سفارشی‌شده و بهتری عرضه کنند.

۳. موفقیت طرح‌های هوش مصنوعی و یادگیری ماشین: مدل‌های یادگیری ماشین فقط به اندازه اطلاعاتشان خوب عمل می‌کنند. اطلاعات بی‌کیفیت یعنی مدل‌های ناکارآمد.

۴. افزایش کارایی: گروه‌ها وقت کمتری را صرف اصلاح و جستجوی اطلاعات می‌کنند و بیشتر بر تحلیل و ابداع تمرکز می‌نمایند.

معیارهای کلیدی کیفیت اطلاعات

برای اندازه‌گیری کیفیت اطلاعات، معمولاً از معیارهای زیر استفاده می‌گردد:

• درستی (Accuracy): اطلاعات تا چه اندازه واقعیت را به شکل صحیح نمایش می‌دهد.
• تمام‌بودگی (Completeness): آیا همه بخش‌های ضروری اطلاعات موجود است؟
• تازگی (Timeliness): اطلاعات چقدر جدید و روزآمد است؟
• یکنواختی (Consistency): آیا اطلاعات در سامانه‌های گوناگون یکسان است؟
• اعتبار (Validity): اطلاعات مطابق با قوانین و استانداردهای تعریف‌شده ثبت شده است؟

راه‌های ارتقای کیفیت اطلاعات

۱. پالایش اطلاعات (Data Cleansing): حذف اطلاعات تکراری، رفع اشتباهات نگارشی و یکسان‌سازی قالب‌ها.

۲. یکسان‌سازی اطلاعات: ایجاد قواعد مشخص برای ورود اطلاعات (مانند قالب تاریخ، شماره تماس و کد پستی).

۳. حاکمیت اطلاعات: ایجاد چارچوب‌های مدیریتی و تعیین وظایف برای کنترل و نظارت بر اطلاعات.

۴. خودکارسازی و هوش مصنوعی: به کارگیری ابزارهایی که به شکل خودکار اطلاعات مشکوک یا نادرست را شناسایی و اصلاح می‌نمایند.

۵. آموزش نیروی انسانی: فرهنگ‌سازی در سازمان برای ثبت دقیق و صحیح اطلاعات از همان ابتدا.

ابزارها و روش‌های متداول در کیفیت اطلاعات

چند ابزار شناخته‌شده برای مدیریت کیفیت اطلاعات عبارتند از:

• Talend Data Quality
• Informatica Data Quality
• Ataccama
• Trifacta

این ابزارها توانایی‌هایی مانند پالایش، پروفایلینگ، تطبیق و اعتبارسنجی اطلاعات را فراهم می‌کنند. افزون بر این، بسیاری از نهادها از سکوهای ابری مانند AWS و Google Cloud برای مدیریت کیفیت اطلاعات بهره می‌برند.

خطاهای معمول در مدیریت کیفیت اطلاعات

• تمرکز تنها بر فناوری: بسیاری از سازمان‌ها گمان می‌کنند خرید یک ابزار کیفیت اطلاعات کافی است؛ در حالی که فرایند و فرهنگ سازمانی نقش مهم‌تری ایفا می‌کنند.
• عدم وجود مسئولیت مشخص: اگر مسئولیت کیفیت اطلاعات به شخص یا گروه ویژه‌ای واگذار نشود، اطلاعات به تدریج بی‌کیفیت می‌شود.
• یک بار پالایش و فراموشی: کیفیت اطلاعات یک فرایند پیوسته است، نه یک طرح مقطعی.
• نادیده گرفتن کاربران: اغلب کارکنان بخش عملیاتی نخستین نقطه ورود اطلاعات هستند. بی‌توجهی به آموزش آن‌ها می‌تواند منبع اصلی اطلاعات بی‌کیفیت باشد.

سخن پایانی

اطلاعات باکیفیت پایه موفقیت هر سازمان اطلاعات‌محور است. بدون اطلاعات صحیح، هیچ برنامه فروش، بررسی اقتصادی یا طرح هوش مصنوعی به نتیجه دلخواه نخواهد رسید. برای دستیابی به کیفیت اطلاعات، باید هم به فناوری توجه کرد و هم به فرایندها و فرهنگ سازمانی.

شروع کار می‌تواند ساده باشد: با پالایش اطلاعات موجود آغاز کنید، قوانین ورود اطلاعات را معین نمایید و به تدریج ابزارهای پیشرفته‌تر را به کار گیرید.