چگونه جلسات روزانه اسکرام را با هوش مصنوعی مؤثرتر کنیم

آیا جلسات روزانه اسکرام شما واقعا موثر هستند؟

به عنوان یک یادآوری سریع...

جلسه روزانه اسکرام چیست؟

• یک فرصت رسمی برای بازبینی و سازگاری به موقع
• مخصوص اعضای تیم توسعه برای هماهنگی بیشتر
• بررسی پیشرفت به سمت هدف اسپرینت
• ایجاد یک برنامه عملی برای روز آینده
• شناسایی موانع و مشکلات
• مدت زمان ثابت ۱۵ دقیقه

جلسه روزانه اسکرام چه چیزی نیست؟

• یک جلسه گزارش وضعیت نیست
• یک نشست حل مسئله نیست
• مخصوص مالک محصول و اسکرام مستر نیست
• اجباری برای ایستادن اعضا نیست

جلسه روزانه اسکرام یک نشست هماهنگی برای افزایش احتمال دستیابی به هدف اسپرینت است.

بدون هدف اسپرینت، جلسه روزانه بی‌معنا خواهد بود.

در ادامه می‌آموزید که چگونه از هوش مصنوعی برای ایجاد هدف اسپرینت استفاده کنید.

این دستورالعمل را کپی کرده، در یک سامانه هوش مصنوعی مانند چت جی‌پی‌تی قرار دهید، بخش‌های داخل براکت را با اطلاعات محصول خود پر کنید و از نتیجه به عنوان پیش‌نویس هدف اسپرینت استفاده نمایید:

-----------------------------------------------------------------------

ما از اسپرینت‌های [مدت زمان مانند دو هفته] برای ساخت [محصول شما] استفاده می‌کنیم. چشمانداز محصول این است که [چشمانداز محصول شما]. ما از اهداف محصول [مدت زمان مانند سه‌ماهه] به عنوان اهداف میان‌مدت استفاده می‌کنیم. هدف محصول کنونی این است که [هدف محصول کنونی شما]. این [شماره اسپرینت مانند اولین] اسپرینت از هدف محصول کنونی است. بنابراین، هدف محصول کنونی را به اهداف کوتاه‌مدت کوچکتر تقسیم کنید و از آن‌ها به عنوان پایه‌ای برای ایجاد یک هدف اسپرینت برای اسپرینت [شماره اسپرینت] همسو با چشمانداز محصول و هدف محصول کنونی از طریق مدل FOCUS به شرح زیر استفاده کنید:

سرگرم‌کننده: یک عنوان به یاد ماندنی ایجاد کنید و سعی کنید عنصری از سرگرمی را وارد کنید.

مبتنی بر نتیجه: هدف باید درک مشترکی از آنچه می‌خواهید به دست آورید ایجاد کند.

مشارکتی: کل تیم اسکرام با هم هدف اسپرینت را ایجاد می‌کنند.

نهایی: هدف اسپرینت باید شامل یک «چرایی»، دلیل اصلی پشت آنچه می‌خواهیم به دست آوریم باشد.

تک‌محوری: هدف اسپرینت باید شامل یک هدف مشترک واحد به جای چندین هدف رقابتی باشد.

-----------------------------------------------------------------------

هوش مصنوعی جلسه روزانه شما را در ۳ مرحله بهبود می‌بخشد

۱- پیش از جلسه روزانه

از هوش مصنوعی برای تحلیل ابزارهای مدیریت وظیفه مانند جیرا، Azure DevOps و غیره + ابزارهای ارتباطی تیم مانند اسلک، ام‌اس تیمز و غیره استفاده کنید تا بینش‌های مورد نظر از روز قبل را ایجاد کند و ورودی لازم برای جلسه روزانه امروز را فراهم نماید، از جمله:

• داستان‌هایی که مدت زیادی معطل مانده‌اند
• تخلفات کار در جریان
• کارهای برنامه‌ریزی نشده (باگ‌ها، درخواست‌های فوری و ...)
• هر گونه مانع
• احساسات تیم
• احتمال دستیابی به هدف اسپرینت
• و ...

نتیجه: تیم با آگاهی از مناطقی که نیاز به بازبینی دارد وارد جلسه روزانه می‌شود، در زمان صرفه‌جویی می‌کند و جلسه را موثرتر می‌سازد.

برای آماده‌سازی تیم برای جلسات روزانه بهبودیافته با هوش مصنوعی، باید سه چیز را تنظیم کنید:

۱.۱. ایجاد یک کانال/گروه برای افزودن و جمع‌آوری بینش‌های تولیدشده (مانند کانال اسلک، گروه ام‌اس تیمز و ...)

۱.۲. ایجاد یک عامل هوش مصنوعی برای ارتباط با ابزارهای مدیریت وظیفه (جیرا، Azure DevOps و ...)

عامل هوش مصنوعی خود را طوری برنامه‌ریزی کنید که ۱۰ دقیقه پیش از جلسه روزانه هر روز اجرا شود تا تمام تغییرات روز گذشته را شناسایی کند، بینش‌های لازم را تولید نماید و آن‌ها را به کانال جلسه روزانه اضافه کند.

*** می‌توانید از Make.com، n8n، Zapier و غیره برای ایجاد عوامل هوش مصنوعی خود استفاده کنید. توصیه من Make.com است که ساده و کاربرپسند است.

۱.۳. ایجاد یک عامل هوش مصنوعی برای اتصال به ابزارهای ارتباطی شما (اسلک، ام‌اس تیمز و ...)

عامل هوش مصنوعی خود را طوری برنامه‌ریزی کنید که ۱۰ دقیقه پیش از جلسه روزانه هر روز اجرا شود تا تمام مکالمات روز گذشته را مرور کند، بینش‌های لازم را تولید نماید و آن‌ها را به کانال جلسه روزانه اضافه کند.

۲- در طول جلسه روزانه

هوش مصنوعی را دستیار هوشمند جلسه خود کنید. برای این کار از یک یادداشت‌بردار جلسه مبتنی بر هوش مصنوعی استفاده نمایید. ابزارهای زیر گزینه‌های خوبی هستند: Fireflies.ai، Otter.ai، Tactiq.io

(این ابزارها به راحتی با ابزارهای ارتباطی شما مانند ام‌اس تیمز، زوم و ... یکپارچه می‌شوند)

آن‌ها به صورت بی‌صدا در پس‌زمینه کار می‌کنند تا یادداشت‌های جلسه روزانه را بردارند.

در جلسه روزانه خود از دو صفحه نمایش به شرح زیر استفاده کنید:

*** در صفحه نمایش کمک هوش مصنوعی، می‌توانید به تمام ورودی‌های هوش مصنوعی دسترسی داشته باشید، از جمله کانال جلسه روزانه برای بینش‌های تولیدشده توسط هوش مصنوعی، هشدارها و پرچم‌های تولیدشده توسط هوش مصنوعی در طول جلسه و موارد بیشتر.

جلسه روزانه در دو خط موازی اتفاق می‌افتد.

خط اول: تیم

1. تیم بینش‌های روز گذشته را که دقیقا پیش از جلسه توسط هوش مصنوعی تولید شده بررسی می‌کند.
2. تیم گفت‌وگو را حول بازبینی پیشرفت به سمت هدف اسپرینت آغاز می‌کند.
3. تیم یک برنامه عملی برای امروز ایجاد می‌کند تا احتمال دستیابی به هدف اسپرینت را به حداکثر برساند.
4. تیم موانع و مشکلات را به اشتراک می‌گذارد و نحوه برخورد با آن‌ها را تعیین می‌کند.

خط دوم: دستیار هوش مصنوعی

دستیار هوش مصنوعی شما با ارائه هشدارهای به‌موقع به شما کمک می‌کند:

• هشدار به تیم برای بازگشت به هدف اسپرینت
• پرچم‌گذاری زمانی که تیم به سمت حل مسئله منحرف می‌شود
• پرچم‌گذاری موانع تکراری
• هشدار ملایم زمانی که کسی از زمان خود فراتر می‌رود
• هشدار زمانی که زمان رویداد به پایان می‌رسد

مکالمات شما در جلسه روزانه باید از گزارش فعالیت به سمت بازبینی مبتنی بر هدف اسپرینت تغییر کند.

۳- پس از جلسه روزانه

یادداشت‌بردار جلسه هوش مصنوعی و عوامل هوش مصنوعی خود را طوری تنظیم کنید که کارهای زیر را انجام دهند:

الف- ایجاد یک خلاصه از جلسه روزانه

ب- فهرست کردن موانع و نحوه برخورد تیم با آن‌ها

ج- فهرست کردن تصمیمات روز که در جلسه روزانه گرفته شده‌اند

د- اطلاع‌رسانی به اسکرام مستر درباره مشکلات

ه- تنظیم جلسات جداگانه برای حل مسائل اعلام شده و دعوت از اعضای تیم (برای این مورد، باید یک عامل هوش مصنوعی تنظیم کنید)

بینش‌های هوش مصنوعی در سطح اسپرینت

اسکرام مسترها می‌توانند از بینش‌های تولیدشده توسط هوش مصنوعی در سطح اسپرینت زیر برای بازبینی‌های اسپرینت، مکالمات مربیگری خصوصی و تنظیم توافق‌های تیم استفاده کنند:

• موانع و مشکلات تکراری
• داستان‌هایی که مکررا از یک اسپرینت به اسپرینت بعدی سرریز می‌کنند
• جلسات روزانه‌ای که به جلسات گزارش وضعیت تبدیل می‌شوند
• جلسات روزانه‌ای که به سمت حل مسئله منحرف می‌شوند
• داستان‌هایی که مکررا به عنوان «تقریبا تمام شده» اعلام می‌شوند
• همان افرادی که همیشه موانع را گزارش می‌دهند
• چه کسی بیشترین/کمترین صحبت را می‌کند
• آیا به‌روزرسانی‌ها مبتنی بر وظیفه هستند یا مبتنی بر هدف
• سطح مثبت‌نگری جلسات روزانه
• پایبندی به زمان رویداد

تعریف یک جلسه روزانه بهبودیافته با هوش مصنوعی «خوب»

• هدف اسپرینت کانون گفت‌وگو است
• یک برنامه واضح و عملی برای امروز تولید می‌کند
• بینش‌ها تولید و استفاده می‌شوند
• اعضای تیم هشدارهای به‌موقع دریافت می‌کنند
• موانع قابل مشاهده هستند
• مثبت، سازنده است و زود یا به موقع پایان می‌یابد
• تیم با آگاهی دقیق از آنچه باید بعدا انجام دهد جلسه را ترک می‌کند

اگر می‌خواهید سند کامل پی‌دی‌اف را دانلود کنید، اینجا کلیک کنید.

اگر می‌خواهید بیاموزید که چگونه به طور موثر از هوش مصنوعی برای نسل جدید مدیریت محصول استفاده کنید، می‌توانید در کلاس آینده من با عنوان Professional Scrum Product Owner – AI Essentials شرکت کنید. برای مشاهده اطلاعات کلاس اینجا کلیک کنید.