ده اشتباه معمول در اجرای چارچوب اسکرام

آغاز

اسکرام از پرکاربردترین چارچوب‌های چابک است که گروه‌ها را برای ارائه سریع‌تر و با کیفیت‌تر محصول راهنمایی می‌کند. اما تعداد زیادی از گروه‌ها در پیاده‌سازی این متد با اشکالاتی روبرو می‌شوند که نه تنها جلوی تحقق ارزش واقعی آن را می‌گیرد، بلکه سبب ناامیدی اعضا و افراد ذینفع نیز خواهد شد. در این مطلب، به ده مورد از خطاهای معمول در اسکرام پرداخته و برای هر یک راهکارهای عملی پیشنهاد می‌دهیم تا تسهیل‌گران بتوانند گروه خود را در مسیر صحیح هدایت کنند.

۱. تبدیل جلسه روزانه به گزارش‌دهی

خطا: بسیاری از گروه‌ها، نشست روزانه اسکرام را با جلسه ارائه وضعیت یا گزارش به سرپرست اشتباه می‌گیرند. افراد صرفاً گزارش کار خود را ارائه می‌دهند و هیچ کمک متقابلی بین آن‌ها صورت نمی‌گیرد.
راهکار: یادآوری هدف اصلی این گردهمایی که همان هماهنگی گروهی است و نه ارائه گزارش. تسهیل‌گر باید فضایی برای گفتگو و همسو شدن اعضا فراهم آورد.

۲. فقدان فهرست وظایف محصول روشن

خطا: فهرست اولویت‌بندی شده محصول یا به‌روز نیست، یا پر از موارد گنگ و نامشخص است.
راهکار: تسهیل‌گر باید به مالک محصول کمک کند تا این فهرست همواره شفاف، اولویت‌بندی شده و آماده برای دوره کاری بعدی باشد.

۳. برنامه‌ریزی دوره کاری بدون مقصود مشترک

خطا: گروه صرفاً لیستی از کارها را وارد دوره کاری می‌کند، بدون آنکه هدفی واحد و مشترک داشته باشد.
راهکار: تأکید بر اهمیت هدف دوره کاری به عنوان راهنمای اصلی گروه.

۴. بی‌توجهی به تعریف تکمیل کار

خطا: هر عضو تعریف متفاوتی از «کار تمام شده» دارد.
راهکار: تعریف تکمیل کار باید توسط تمام گروه تعیین و همیشه رعایت شود تا کیفیت خروجی‌ها تضمین گردد.

۵. جلسات بازنگری بی‌حاصل و کسل‌کننده

خطا: نشست‌های بازنگری به مرور زمان تکراری و بدون دستاورد می‌شوند.
راهکار: به کارگیری روش‌های گوناگون (مانند 4Ls یا شروع-توقف-ادامه) و پیگیری جدی اقدامات تصمیم‌گیری شده.

۶. ایفای نقش مدیر پروژه توسط تسهیل‌گر

خطا: برخی تسهیل‌گران مانند مدیر پروژه عمل کرده و به گروه دستور می‌دهند.
راهکار: تسهیل‌گر یک مربی و تسهیل‌کننده است، نه مدیر. نقش او پشتیبانی، آموزش و برطرف کردن موانع است.

۷. برنامه‌ریزی بیش از حد یا کمتر از حد نیاز

خطا: گروه یا حجم کاری زیادی را وارد دوره کاری می‌کند یا آنقدر محتاط است که از ظرفیت واقعی خود استفاده نمی‌کند.
راهکار: استفاده از تجربه و داده‌های سرعت انجام کار برای برآورد درست و درس گرفتن از دوره‌های کاری گذشته.

۸. نادیده گرفتن ذینفعان در جلسه مرور دوره کاری

خطا: جلسه مرور دوره کاری صرفاً به یک نمایش داخلی تبدیل می‌شود.
راهکار: دعوت از ذینفعان اصلی و ایجاد فضایی برای دریافت بازخورد واقعی و مؤثر.

۹. عدم چندوظیفه‌گی و همکاری گروه

خطا: اعضا تنها در حیطه تخصص خود فعالیت می‌کنند و همکاری چندانی با یکدیگر ندارند.
راهکار: تشویق به یادگیری متقابل و همکاری برای به پایان رساندن موارد فهرست وظایف.

۱۰. مقاومت در برابر تحول و بهبود

خطا: برخی گروه‌ها به جای سازگاری و ارتقای مستمر، به روش‌های قدیمی می‌چسبند.
راهکار: ترویج فرهنگ یادگیری، آزمون و خطا و دریافت پیوسته بازخورد توسط تسهیل‌گر.

نتیجه‌گیری

پیاده‌سازی صحیح اسکرام نیازمند دقت به جزئیات و پرهیز از تله‌هایی است که گروه‌های زیادی در آن گرفتار می‌شوند. نقش تسهیل‌گر حیاتی است؛ او باید به گروه یاری رساند تا این خطاها را شناسایی کند، اصلاح نماید و مسیر بهبود پیوسته را ادامه دهد. اگر شما هم تجربه‌ای از این اشتباهات یا راهکارهای دیگری دارید، در بخش نظرات با ما در میان بگذارید.